Van vrijmoetiger naar vrijwilliger, deel 2
De rol van communicatie bij je vrijwilligersprogramma en hoe het bijdraagt aan betrokkenheid door je medewerkers.
In de vorige blog heb ik al kort aangegeven dat er drie elementen cruciaal zijn voor het slagen van je vrijwilligersprogramma, te weten het NIH-syndroom, Communicatie en Middelen en tijd. Het NIH-syndroom (Not Invented Here-sydroom) hebben we al beschreven en gaan nu verder in op de communicatie rondom je bedrijfsvrijwilligersprogramma.
Communicatie wordt vaak zwaar onderschat voor een medewerkersvrijwilligerswerk. Vaak denk men dat een mailtje voldoende is en daar blijft het dan bij. Maar zoals een ieder zich wel kan voorstellen is de kans groot dat dergelijke mailtjes onderaan de spreekwoordelijke stapel belanden. Zeker als het de eerste keer is als je een vrijwilligersprogramma lanceert. Juist dan is een interne communicatiecampagne met een kop en een staart van wezenlijk belang voor het slagen.
Voor het opzetten van een bedrijfsvrijwilligers programma schreef ik dat het begint bij je missie, waarden, sector en eventueel doel van medewerkersvrijwilligerswerk. Dit vormt de basis van je programma en is herkenbaar voor je medewerkers. Zodra je dit helder hebt, vertaal ik het altijd door naar een creatief thema waaraan je alle vervolg acties (dus welke middelen je gebruikt maar ook wat voor vrijwilligerswerk) kunt hangen. Naast dat je alles aan dit thema kunt ophangen, kun je ook direct toetsen of iets wel of niet past binnen je bedrijfsvrijwilligersprogramma.
Het communicatietraject rondom een vrijwilligersprogramma deel ik altijd op in drie blokken, voor, tijdens en na.
Voor
Vooraf is vaak veel communicatie nodig, zeker als het nieuw is. Een vanuit de directie verstuurd e-mailtje voldoet dan helaas niet. Belangrijk is dat je van te voren al ‘ambassadeurs’ zoekt binnen je organisatie; die mensen waarvan je weet dat ze enthousiast zullen zijn maar ook dat je zorgt dat de directie zelf enthousiasme uitstraalt en zich actief inzet. Als je deze personen eenmaal hebt geïdentificeerd kun je ze van te voren inlichten over je programma, wat het inhoud, wat het bedrijf doet en ook wat je van ze verwacht. En geef ze daar ook de middelen en ruimte voor. Wat goed werkt is een interne kick-off. Vaak wordt ik hiervoor gevraagd om mijn verhaal te delen, waarna de ‘programma-eigenaar’ het unieke bedrijfsvrijwilligersprogramma aankondigt en tenslotte wordt de kick-off afgesloten door een vertegenwoordiger van de directie. Waak er wel voor dat er niet een gevoel kan ontstaan van ‘moeten’. Na de kick-off kan een interne campagne haar werk doen om medewerkers te enthousiasmeren om deel te nemen.
Tijdens
Als je bedrijfsvrijwilligersprogramma eenmaal van start is gegaan, dan is het juist belangrijk om te blijven communiceren. We kennen het allemaal; bij de start is iedereen enthousiast maar na een poosje vergeten we het vaak en gaan we over tot de dagelijkse gang van zaken. Juist dan is goede communicatie van belang om het enthousiasme te behouden. Naast het creëren van attentie zijn de ervaringen van de mensen die hebben deelgenomen ‘goud’ waard; enthousiasme creëert enthousiasme. In de meeste gevallen zullen medewerkers misschien een beetje afwachtend zijn, dus koester die groep die direct deelneemt, vraag ze naar hun ervaringen, deel deze en pas eventueel je programma hierop aan. Voor het delen van de ervaringen zijn diverse middelen geschikt, je kunt denken aan de maandelijkse borrel waar je mensen het podium geeft, op het intranet kunnen mensen hun ervaringen delen of (en vaak beter) op een eigen bedrijfsvrijwilligersplatform. Op zo’n platform kun je je gehele programma vertellen, welke projecten er zijn en mensen kunnen hun ervaringen en verhaal delen. Maar vergeet niet om ook de verhalen vanuit de goede doelen te delen! Maar dan ben je er nog niet.
Na afloop
Zeker zo belangrijk is om je communicatie rond te maken, dus zorg ook dat je na afloop communiceert. Of je nu een paar keer vrijwilligerswerk doet of een jaarprogramma hebt, dat maakt niet uit want op deze momenten kun je juist het resultaat laten zien wat jullie met elkaar bereikt hebben. Kies hiervoor een geschikt moment waar het voltallige bedrijf bij aanwezig kan zijn. Je kunt de vrijwilligers in het zonnetje zetten, eventueel hun verhaal laten delen maar vooral vertellen wat er in totaal bereikt is waarbij ik altijd de focus leg op de goede doelen die geholpen zijn. Persoonlijk vind ik dit belangrijker dan te zeggen dat bijv 60 medewerkers vrijwilligerswerk hebben gedaan, dat zijn mooie gegevens voor HR en MVO, maar medewerkers willen juist het resultaat van hun inspanning horen. En wat bovendien goed werkt is een aardigheidje voor je medewerkers, dit kan een overzicht zijn van alle projecten die jullie hebben gedaan of een speciaal aandenken op een centrale plek in je bedrijf. Op die manier zullen je medewerkers altijd met een glimlach terugdenken aan wat ze met elkaar hebben bereikt!
Dus als je een bedrijfsvrijwilligersprogramma gaat starten, zorg dan dat je een media/middelen matrix maakt waarin je op de horizontale as de weeknummers zet en op de verticale as de media en middelen die je wilt inzetten. Het enige dat je dan moet doen is aangeven in welke week welk medium/middel wordt gebruikt. Zo zie je in een oogopslag of je je medewerkers voldoende en continue op de hoogte houdt van je bedrijfsvrijwilligersprogramma.
We hebben nu de voorwaarden gegeven om niet in de val van het NIH-syndroom te stappen en hoe je eenvoudig je interne communicatie kunt regelen. In de volgende blog gaan we het hebben over de middelen die je kunt inzetten.
