Van vrijmoetiger naar vrijwilliger, deel 3
Hoe zorg voor maximale deelname aan je vrijwilligersactiviteit?
In de vorige blogs heb ik al kort aangegeven dat er drie elementen cruciaal zijn voor het slagen van je vrijwilligersactiviteit, te weten het NIH-syndroom, Communicatie en Middelen en tijd. Het NIH-syndroom (Not Invented Here-sydroom) en het belang van communicatie hebben we al beschreven en gaan nu verder in op de middelen rondom je bedrijfsvrijwilligersprogramma.
De beschikbaarheid van voldoende middelen voor je vrijwilligersactiviteit speelt een belangrijke rol in het al dan niet slagen van het programma. Wij onderscheiden zelf altijd 3 soorten middelen:
- Tijd
- Mensen/middelen
- Financieel
1- Tijd
Tijd is wellicht een van de meest onderschatte elementen van een vrijwilligersprogramma. De factor tijd die besteed wordt aan een programma valt uiteen in de voorbereiding, het vrijwilligerswerk zelf en na afloop. Voor een goede voorbereiding is simpelweg tijd nodig. Zonder goede voorbereiding geen succesvol programma. Zeker als je net begint. Dan is het van belang dat er een (of meerdere) mensen binnen de organisatie tijd krijgen om alle noodzakelijke voorbereidingen te treffen. Onderschat dit niet en de tijdsbelasting zal groter worden naar mate de dag of het evenement dichterbij komt.
De factor tijd voor het vrijwilligerswerk zelf moet men bezien in de tijd die medewerkers ‘betaald’ krijgen vs de ‘vrije tijd’ van medewerkers. Voor het slagen van een vrijwilligersprogramma is de ‘betaalde’ vrijwilligerstijd essentieel. De medewerkers moeten het gevoel krijgen dat ze gesteund worden voor hun werkgever en dat de werkgever het onderwerp serieus oppakt. Daarom zal de directie een minimum aantal ‘werkuren’ moeten doneren aan de vrijwilligers. Dit kan variëren van een paar uur per kwartaal tot meerdere dagen per jaar. Dit maakt niet uit zolang de medewerkers maar het gevoel krijgen dat de werkgevers medewerkersvrijwilligerswerk serieus neemt. Als na het vrijwilligerswerk er nog met elkaar nagepraat en wellicht gegeten wordt en dit in de eigen tijd gebeurt is dat geen probleem. Vrijwilligerswerk tijdens werkuren verhoogt de slagingskans aanzienlijk!
Na afloop is er ook nog tijd nodig; tijd om de ervaringen te delen onder de medewerkers en te evalueren. Zoals we schreven bij het belang van communicatie, is het belangrijk om na afloop de ervaringen van de mensen te delen. Hoe je dit doet is van minder belang, maar er is wel tijd voor nodig dus zorg dat hier tijd voor beschikbaar is. En vergeet ten slotte niet te evalueren, niet alleen wat de medewerkers ervan vonden maar ook met de organisatie die jullie geholpen hebben. Wat zijn de ervaringen? Wat kan er beter? Wat hebben we ervan geleerd? Allemaal onderdelen die belangrijk zijn voor een volgende vrijwilligersdag. Neem hier de tijd voor en leg het vast!
2- Mensen/middelen
Zorg dat je unieke bedrijfsvrijwilligersprogramma goed geborgd is in je organisatie, zeker omdat naast een dag of middag goed doen, de mogelijkheden haast eindeloos zijn waarvoor je bedrijfsvrijwilligerswerk kunt inzetten. In een volgende blog zal ik daar meer over schrijven maar te denken valt aan talent ontwikkeling, leiderschap, kennisontwikkeling, coaching/mentoring en team building om er maar een paar te noemen. Om ervoor te zorgen dat alles goed op elkaar is afgestemd is het belangrijk dat ten minste een iemand het overzicht houdt. In grotere organisaties, zeg even vanaf 150-200 man, zie je vaak dat een bedrijfsvrijwilligersprogramma binnen de HR-afdeling geborgd is. Maar werk je bij een kleinere organisatie dan is vaak de office manager/PA het aanspreekpunt en zorgen met anderen voor de organisatie van het programma of dag.
Om je vrijwilligersactiviteit echt een kop en een staart te geven, is communicatie zeer belangrijk. In de vorige blog schreef ik dat je er niet bent met sec een e-mailtje maar dat er meer middelen nodig zijn om de medewerkers enthousiast en betrokken te krijgen. Zorgen dat hiervoor middelen ter beschikking zijn. Bepaal van te voren wat er nodig is en zorg dat deze middelen er zijn vanaf dag 1. Of het nu gaat om posters, een centraal vrijwilligersbord, de hapjes na afloop, breng alles in kaart en zorg dat het er is. Werk je in een organisatie met meerdere (inter)nationale kantoren of wil je het resultaat weten van je vrijwilligersprogramma, dan zijn daar verschillende software programma’s voor. Als je medewerkers verspreid zitten dan zijn ‘FaceBook-achtige’ oplossingen ideaal waarbij medewerkers elkaar kunnen steunen, communiceren en de resultaten laten zien. Wil je alleen dit, dan heeft Heroes & Friends een mooie oplossing. Wil je ook meten wat er gebeurt dan is het platform van WeSpire aan te raden waarmee je de impact kunt meten, het aantal bestede uren per medewerker, per project etc, etc. Hiermee combineer je beide.
3- Financieel
En dan het derde punt, een vraag die bijna iedereen heeft ‘Wat kost dat?’
Los van de tijd die medewerkers besteden aan een vrijwilligersactiviteit zijn de overige kosten goed van te voren in te schatten. Wat altijd goed werkt is een Excel overzicht te maken met daarin een tweedeling tussen vaste- en variabele kosten. Vul dit overzicht zo serieus mogelijk in en hou rekening met een post van ca 10% voor onvoorziene uitgaven. Probeer (als dat je doelstelling is) ook om erin te zetten wat een je bedrijfsvrijwilligersprogramma oplevert. Dat hoeft niet altijd in termen van impact. Maar stel bijvoorbeeld dat je doel is om jong talent vast te houden dan kun in geld uitdrukken als het verloop minder wordt. Wil je medewerkersvrijwilligerswerk hiervoor of andere organisatie gerelateerde onderwerpen inzetten dan is mijn advies om een business case te maken (stuur gerust een mailtje als je hiervoor een template wilt ontvangen). Zo voorkom je scheve gezichten achteraf en kun je objectief het succes van je bedrijfsvrijwilligersprogramma beoordelen.
We hebben nu de 3 belangrijkste elementen besproken voor het opzetten van een succesvol bedrijfsvrijwilligersprogramma maar het allerbelangrijkste is en blijft begin, begin en begin!
De vleugels heb je al. Het enige wat je moet doen is vliegen. Succes!
