Zeven stappen voor het opzetten van een effectief bedrijfsvrijwilligersprogramma

Zeven stappen voor het opzetten van een effectief bedrijfsvrijwilligersprogramma

Zeven stappen voor het opzetten van een effectief bedrijfsvrijwilligersprogramma

Gelukkig zien steeds meer bedrijven de waarde in van vrijwilligersprogramma’s en dat ze meer bijdragen dan je wellicht in eerste instantie denkt. Naast de positieve invloed op je bedrijfsimago, bevordert het de (persoonlijke) ontwikkeling van de medewerkers en hun onderlinge relaties en, belangrijker nog, de gemeenschap wordt geholpen. Tel daarbij op het feit dat 72% van de millennials* (geboren 1980 – 2000) en maar liefst 92% van generatie Z* (geboren tussen 2000 en 2010) aangeeft alleen te willen werken voor een bedrijf dat daadwerkelijk positief bijdraagt aan de wereld dan is duidelijk dat community/vrijwilligersprogramma’s definitief uit het “stoffige” hoekje zijn gehaald. En op een goede manier uitgevoerd creëer je een win-win-win scenario; voor de werkgever, werknemer en de samenleving!

Kortom de kracht is onomstotelijk. Alleen ben jij er klaar voor? Hier zijn zeven stappen voor het opzetten van een uniek bedrijfsvrijwilligersprogramma:

1 – Kies goed

Een dooddoener denk je misschien. Maar vaak genoeg komt het voor dat vanuit de top een project/doel wordt gekozen, waar geen draagvlak onder het personeel voor is, waardoor het programma een doodgeboren kindje is. Als je een maatschappelijk doel (of doelen) kiest, zorg dat je de medewerkers erbij betrekt. Waarschijnlijk zijn al een aantal van je medewerkers direct of indirect betrokken bij een goed doel of non-profit organisatie, en als dat zo is, dan zullen zij nog enthousiaster worden als de werkgever ook bijdraagt aan dit doel. Door middel van een eenvoudige enquête/vragenlijst kom je erachter of laat anders je werknemers de goede doelen nomineren.

Van opleggen naar samen besluiten

2 – Zorg voor een goede “fit”

Het is belangrijk om een goed doel te selecteren dat past bij je bedrijf; qua grootte, industrie en bedrijfs-DNA. Stel je hebt een bedrijfsomvang van 250+ dan is een samenwerking met een kleine organisatie die slechts een paar vrijwilligers kan gebruiken af te raden. Of stel je zit in de IT-sector, dan kun je bijv. jongeren helpen met computerles of een hackathon organiseren. Daarnaast is het belangrijk om inzichtelijk te krijgen wat de impact van het goede doel op de gemeenschap is en wat de impact van jouw bedrijf op het goede doel is. Een goed huwelijk kan een “match made in heaven” worden met geweldige dingen voor de gemeenschap.

Wederzijds begrip voor een goed huwelijk

3 – Stel heldere en realistische doelen

Als werkgever steek je energie, tijd en geld in een goed bedrijfsvrijwilligersprogramma daarom mag je ook verlangen dat de resultaten zichtbaar zijn. Specifieke en realistische doelen stellen, helpt daarbij. Wat wordt de duur van het programma; gaat het om één dag of wordt het een lange termijn verbintenis? Let wel, hoe langer de betrokkenheid des te groter de betekenis voor je medewerkers. Wat is het budget voor bijv. communicatie, voor de vrijwilligersuren van de werknemers en de interne middelen. Hoeveel procent van je medewerkers wil je dat bijdraagt? (ter info: gemiddeld doet zo’n 30% mee vanaf het begin) Stel dat je besluit om naast een fysieke bijdrage ook een financiële bijdrage te doen, dan is het verstandig om dat budget ook goed in kaart te brengen voordat je een maatschappelijk doel benadert.

Succes staat of valt bij heldere doelstellingen

4 – Zien volgen, doet volgen

Verwacht niet direct 100% deelname bij de start van je bedrijfsvrijwilligersprogramma. Mensen hebben vaak een zetje nodig. De rol van de “top” is hierin cruciaal; niet door sec een mailtje te sturen, nee, door zelf te laten zien dat zij persoonlijk betrokken zijn bij het programma en actief meedoen. De betrokkenheid en deelname wordt namelijk aangemoedigd als medewerkers zien dat het management persoonlijk actief is in het programma, dat zij ook (ondanks hun drukke agenda) tijd vrijmaken om het goede doel te helpen. Een goed hulpmiddel is om vast te stellen hoeveel “betaalde” tijd iedereen krijgt voor het bedrijfsvrijwilligersprogramma.

5 – Communicatie, communicatie en communicatie

Een vrijwilligersprogramma opzetten is één maar zorgen dat je medewerkers het weten en het programma levendig houden is twee. Bij nieuwe initiatieven zie je maar al te vaak dat men in het begin enthousiast is en dat na een paar weken we langzaam weer overgaan tot de orde van de dag en dat het programma in de vergetelheid dreigt te belanden.

Dit kan variëren van een paar uur per maand tot bijvoorbeeld de 40 dagen per jaar die werknemers van Ben & Jerry’s krijgen. Verder is communicatie over het programma en de resultaten een aanjager want hoe beter mensen geïnformeerd worden over het programma en de successen, des te groter de kans dat ze met het juiste “virus” geïnfecteerd worden en gaan deelnemen. Belangrijk onderdeel daarbij is dat de deelnemers ook erkend worden. Zet ze op het podium door bijvoorbeeld een certificaat, een huldiging tijdens de bedrijfsborrel of een persoonlijk bedankje van de CEO.

Zorg voor commitment van het management

Een eenvoudig overzicht met ‘wat je wanneer, hoe, tegen wie vertelt’ is voldoende en helpt je het programma levendig te houden en tot een succes te brengen. Zorg dat je communicatie een kop en een staart heeft. En vergeet punt 4 niet: zorg voor bijdragen vanuit het management en vier de bijdragen van de medewerkers.

Als niemand weet wat er is, zal niemand meedoen met wat er is

6 – Evalueer en maak tastbaar

Als je een bedrijfsvrijwilligersprogramma opzet, is het belangrijk om de resultaten van je inspanningen evalueren en inzichtelijk te maken. Analyseer de impact van je programma vanuit maatschappelijk-, bedrijfs- en werknemersperspectief. Vragen zijn o.a.: Hoe nuttig was je betrokkenheid voor non-profitorganisaties? Wat heeft de non-profitorganisatie bespaard door jullie bijdrage? Hoe heeft je bedrijf van de ervaring geprofiteerd? Wat heeft het voor je (merk)naam gedaan? Welke rol speelt het bij het aantrekken van personeel? Wat hebben je medewerkers geleerd van hun service? Wat is de invloed op hun persoonlijke ontwikkeling. Wat is het effect op de medewerkersbetrokkenheid, op het personeelsverzuim of verloop. Vragenlijsten, interviews (met medewerkers, de non-profit organisatie en leden van de gemeenschap) en zelfs lokale media kunnen je helpen de antwoorden op deze vragen te verzamelen.

Evalueer om je huidige of toekomstige vrijwilligersprogramma nog succesvoller te maken.

7 – Het programma is van iedereen

De kans bestaan dat een bedrijfsvrijwilligersprogramma al gauw wordt gezien als ‘iets’ van MVO. Gevaar is dat het “geïsoleerd” wordt en ergens op een “achterpagina” op het intranet belandt. Wie het initiatief neemt, maakt niet uit maar zorg in ieder geval ervoor dat het initiatief omarmd wordt door alle afdelingen. Dat gaat niet (altijd) top-down (zie punt 4) maar alleen door een goed concept (waarom doen we dit?), enthousiasme (wie doen er mee?), goede communicatie (wat kan ik bijdragen?), delen van successen (wat heb ik/hebben wij bijgedragen) en tastbaar maken van resultaten (wat hebben wij met elkaar concreet gerealiseerd).

Het maakt niet uit wie er begint, als je maar begint.

Succes met het opstarten van je bedrijfsvrijwilligersprogramma want de kracht is daar en de werknemers verwachten het. Het enige dat je hoeft te doen, is het in de juiste banen te leiden! Of om met de woorden van Johan Cruijff te eindigen “Als je de mogelijkheid hebt iets voor een ander te doen, dan moet je dat doen”

*Edelman Goodpurpose Study (2012) en Randstad USA 2016

Charles Giesberger

Comment: 1

Sorry, the comment form is closed at this time.