Hoe bepaal je de waarde van bedrijfsvrijwilligersprogramma’s

"Als je het kunt meten, dan pas kan je het verbeteren"

Hoe bepaal je de waarde van bedrijfsvrijwilligersprogramma’s

Hoe bepaal je de waarde van bedrijfsvrijwilligersprogramma

“Als je het kunt meten, dan pas kan je het verbeteren”

In mijn vorige artikel over de zeven stappen voor het opzetten van een community program, schreef ik dat deze programma’s meer waarde toevoegen dan je denkt. Daar kwamen behoorlijk wat reacties en vragen op over “hoe kun je nu die waarde bepalen”. Nu verschilt dit per programma want zoals geen twee mensen gelijk zijn, zijn ook geen twee bedrijven gelijk en laat staan hun vrijwilligersprogramma. Zonder al te diep in te gaan op deze verschillen zijn er drie hoofdniveaus te onderscheiden waarmee je de waarde van je bedrijfsvrijwilligersprogramma kunt bepalen.

Deze drie niveaus zijn:
1-    Bedrijfsniveau
2-    Persoonlijk niveau
3-    Maatschappelijk niveau

De bedrijfswaarde van een goed opgezet programma kun je uitdrukken op drie verschillende gebieden; HR, Sales & Marketing en Financieel.

a-    HR
De afdeling HR heeft veel mogelijkheden beschikbaar om de waarde te kunnen bepalen en daarbinnen onderscheiden we drie indicatoren:

Medewerkers
De meest eenvoudige indicator is het percentage deelnemers aan een programma. De ervaring leert ons dat ca 30% direct vanaf de start enthousiast is en deelneemt. Verder kan de talentontwikkeling van de medewerkers worden gemeten en welke waarde de ontwikkelde of nieuwe kwaliteiten toevoegen aan het bedrijf. En tenslotte kan snel worden berekend wat hierdoor bespaard wordt op reguliere trainingsprogramma’s. Iets lastiger te bepalen of in waarde uit te drukken is kijken naar kennismanagement door de verbeterde “horizontale” bewegingen van mensen binnen je bedrijf.

Betrokkenheid
Een van de belangrijkere, zo niet belangrijkste, indicatoren. Volgens Gallup is in Nederland 11% niet-betrokken, 80% wel/niet betrokken en slechts 9% wel-betrokken. Dit betekent dus dat 11% van het personeel slechts het absolute minimum zal doen op het werk. Een groter gevaar in mijn optiek is de 80%. Deze mensen zijn niet echt betrokken maar nog net niet zo erg als de groep actief niet-betrokken; het interesseert ze eigenlijk weinig tot niks. HR-professionals let op! Deze groep verlaat je bedrijf zodra ze denken dat het gras bij de buren groener is. Zorg dus dat je deze groep gaat binden. In de US becijfert Gallup dat over 2017 de kosten voor niet-betrokken medewerkers tussen de $450 – $550 miljard per jaar bedragen. Wil je het voor je eigen bedrijf uitrekenen? Een handige tool vind je op de LinkedIn Learning course Organizational Learning and Development, Dr. Britt Andreatta.

Naast deze berekening uit betrokkenheid zich in productiviteit, ziekteverzuim, verloop en de snelheid van on-boarding. Medewerkers die actief meedoen aan vrijwilligersprogramma’s voegen ca $2.400,-* extra aan waarde toe als gevolg van verhoogde productiviteit en verminderd verzuim/verloop. Naast dit bedrag blijkt dat betrokken medewerkers een productiviteitsverbetering laten zien van maar liefst 12% terwijl niet-betrokken medewerkers een daling van 10% laten zien.**

Betrokken medewerkers zijn 37% minder vaak ziek/afwezig dan niet-betrokken medewerkers blijkt uit het eerder genoemde onderzoek van Gallup. Daarnaast kan een goed en actief bedrijfsvrijwilligersprogramma of community program het verloop met maar liefst 50% terugdringen*** Een “winstpakker” als je je realiseert dat het vervangen van een medewerker gemiddeld $ 100.000,- kost. Verder duurt het gemiddeld 90 dagen voordat een nieuwe medewerker echt waarde gaat toevoegen, dus als je dit proces kan versnellen door de inzet van een programma, is dat pure winst. Samenvattend is op het gebied van betrokkenheid de waarde te bepalen door verhoogde betrokkenheid, verbeterde productiviteit, verminderd ziekteverzuim en verloop. En is iedere dag dat een nieuwe medewerker eerder waarde toevoegt pure winst!

Recruitment
Een goed bedrijfsvrijwillers/community programma speelt een cruciale rol bij recruitment. Zeker in deze tijd waarin de “war on talent” is losgebarsten, vacatures lang open staan, moeilijk te vervullen zijn en de Millennials nu, en Generatie Z vanaf 2020 de arbeidsmarkt betreden. Een paar cijfers: bijna 70% van de millennials (1980 – 2000) laten de keuze van een werkgever afhangen van de aanwezigheid van een vrijwilligersprogramma**** en bij Generatie Z (va 2000) is dit nog hoger; maar liefst 93% zegt dat de impact van een bedrijf op de maatschappij van doorslaggevend belang is bij hun keuze*****. Een goed community program helpt je om jong talent te vinden en te binden!

b-    Sales/Marketing/PR
Een oprecht vrijwilligers/community programma draagt bij aan het imago van het bedrijf bij de gemeenschap, het algemene publiek, relaties, prospects en andere stakeholders. Dit eenvoudig inzichtelijk te maken door bijvoorbeeld (lokale) media coverage (PR), likes/vermeldingen in Social Media, aantal bezoekers op je website (en wellicht nog specifieker het deel waar je programma staat) en je plaats op diverse lijstjes zoals Beste werkgever etc. Verder verwachten veel klanten tegenwoordig dat je iets doet voor de gemeenschap en is het bij sommige tenders zelf al usance om het te vragen. Overigens kwam in 2011 al uit onderzoek van Pulse dat 40% van de ondervraagden vindt dat de reputatie van een bedrijf bepaalt wordt door zijn vrijwilligers/community programma.

Zorg voor inzicht in de bestaande cijfers voordat je begint, alleen zo kan je de sales/marketing waarde bepalen.

c-    Financieel
Hoewel dit m.i. nooit en te nimmer een doel op zich mag zijn, blijkt dat bedrijfsvrijwilliger/community programma’s een zeer positief effect hebben op de bedrijfsresultaten als gevolg van de eerder genoemde punten. Zo zagen bedrijven met vrijwilligersprogramma’s een toename van het bruto inkomen met 19% en een toename van de waarde van het aandeel met 28%. Stel dit tegenover bedrijven zonder een programma, zij zagen een afname van 33% van het bruto inkomen en 11% aandeelhouderswaarde******. Tenslotte geven 64% van de, door Deloitte in 2011, ondervraagde CEO’s aan dat goed corporate citizenship een tastbare bijdrage levert aan het bedrijfsresultaat.

2-    Persoonlijk niveau
Het volgende niveau van waarde in het persoonlijke niveau; zowel professioneel als privé. Vaak wordt dit over het hoofd gezien omdat het “moeilijker” kwantificeerbaar is. Maar juist op het gebied van persoonlijke groei, talentonwikkeling en functie gerelateerd is de waarde goed aan te geven. Uit Engels onderzoek blijkt dat bij 79,2% van de respondenten die meededen aan een vrijwilligersprogramma het zelfvertrouwen was toegenomen, 91,3% een meer “gelukkiger” staat van zijn ervoer, 94,7% meer begrip en empathie voelde voor de ander en 93,7% een groter bewustzijn had voor sociale aangelegenheden.

Op het vlak van talentontwikkeling gaf men de volgende vier gebieden aan waar het programma aan bijdraagt: – verbeterde communicatie en luisteren, – het helpen van anderen qua doelen stellen, coachen, trainen en ontwikkelen, – verbeterd aanpassend vermogen aan nieuwe situaties, verantwoordelijkheden en medewerkers en – verbeterde onderhandelingstechnieken en conflicthantering. En als laatste zijn er duidelijke functie gerelateerde verbeteringen zichtbaar; van de ondervraagden was 68,8% meer tevreden over zijn baan, 73,9% was met recht trots op het bedrijf, 73,4% voelde zich meer gemotiveerd en 66% voelde zich meer gecommitteerd aan het bedrijf.

In de persoonlijke en professionele ontwikkeling van je medewerkers speelt een bedrijfsvrijwilligersprogramma een belangrijke rol.

Samenvattend:
bepaal de waarde van je bedrijfsvrijwilligers/community programma op deze niveaus en maak het zichtbaar (hiernaast een mooi voorbeeld van TransCanada) want alleen op die manier kun je je programma verbeteren en wordt je als bedrijf beloond voor je inspanningen. Of zoals Marc Benioff, voorzitter RvB en CEO van Salesforce Inc. zegt, “Having a purpose beyond making a profit distinguishes our company. It helps us to attract and retain phenomenal employees.”

3-    Maatschappelijk niveau
Het belangrijkste niveau want dit is juist de essentie van een vrijwilligers/community program; welke probleem gaan we oplossen/helpen. Niet het meest eenvoudig om deze cijfers zichtbaar te maken maar het zijn juist deze cijfers die aan alle stakeholders laten zien wat de bijdrage van het bedrijf is aan de gemeenschap. En hoewel de effecten van sommige programma’s en hun maatschappelijke doelen pas over een periode van meerdere jaren zichtbaar zijn, zijn er een aantal methoden waarmee je het nu al inzichtelijk kunt maken.

Financieel kun je eenvoudig rapporteren hoeveel je als bedrijf hebt gedoneerd of hebt bijgedragen in het “gift-matching” programma, daarnaast kun je uitrekenen hoeveel uur in totaal aan vrijwilligerswerk is gespendeerd, vermenigvuldig dit met het gemiddelde uurtarief en je hebt je “financiële” bijdrage.

Daarnaast kun je samen met het maatschappelijk doel vaststellen wat zij bespaard hebben op inhuur van betaalde krachten dankzij jullie vrijwillige inzet.

In natura is iets lastiger maar ook daar zijn een aantal gegevens voor die je kunt rapporteren, afhankelijk van je programma. Denk hierbij aan bijv. het toegenomen bereik van het maatschappelijke doel door jullie inzet, aantal ingezamelde goederen (en eventueel de waarde) en de verbeterde efficiëntie door dat de maatschappelijke doelen zich kunnen richten op hun kerntaken.

Charles Giesberger